كيف تستخدم الهاتف بفعالية أثناء العمل


يعتبر الهاتف من وسائل الاتصال المهمة في عالم الأعمال في عصرنا الحالي، فالهاتف من أسرع وسائل الاتصال بين الناس، وتبنى من خلاله علاقات العمل القوية بين جميع الأطراف، وللاستفادة من المكالمات الهاتفية كما يجب، ولتجنب إضاعة وقتك إليك هذه النصائح العشر :
1- خطط للمكالمة بشكل جيد، فلا تتصل بأحد، حتى تعرف ما ستقوله له، وما هو الهدف الذي ستحققه من وراء هذه المكالمة، وما هي النقاط التي تود طرحها عليه، وذلك حتى لا ترتبك، ولكي لا تنسى أي شي مهم تريد قوله.
2- تأكد من معرفتك للغة الطرف الآخر مسبقاً، ومدى تمكنك من الحديث معه بنفس اللغة، وذلك حتى تسهل عملية التواصل بينكما.
3- اهتم بأول 30 ثانية من اتصالك، فهي المدة التي سيعطيك فيها الطرف الآخر تركيزه التام واستماعه الجيد لما تقول، ثم ستبدأ مرحلة فقد التركيز و الاهتمام، فاحرص على ترتيب بعض الجمل التي تريد طرحها في البداية والتي تود أن يقوم الطرف الآخر بالانصات وفهمها بشكل واضح.
4- عندما يجيب الشخص عليك، ابدأ بالتحية ثم تأكد من أنه الشخص المطلوب مثل "الأستاذ محمد معي؟" أو "هل أتكلم مع مدير المشتريات؟" حتى لا تضيع وقتك في الحديث مع الشخص غير المسؤول، أو أن يكون الرقم الذي طلبته خاطئاً.
5- تكلم بصوت واضح ومرتفع قليلا، حتى لا تضطر دوما إلى إعادة ما تقوله، وتكلم بسرعة معقولة لأن الطرف الآخر قد يكون مشغولا، ولا تكثر من ذكر الأرقام لأنها من الصعب تذكرها، وأحيانا مع عدم وضوح الصوت قد يتم فهمها بشكل خاطئ.
6- خفف من مقاطعة الطرف الآخر قدر الإمكان، واستمع لما يقوله بشكل جيد، حتى لو تطلب منك الاستماع فقط بدون الرد على ما يقول، وذلك لكي تفهم بشكل صحيح ما يريد، ومن ثم يكون ردك مناسبا لما طرحه الطرف الآخر.
7- إذا كانت هناك مشكلة في الصوت، أو كان هناك ضجيج من حولك، فاعتذر للطرف الآخر وقم بالاتصال به في وقت آخر لكي لا تضطر لإعادة كل ما قلته في اتصال جديد وتتسبب في إضاعة وقتك.
8- المغزى من الإتصال هو الحديث في الأمور الهامة، فلا معنى إذن لأن تكون مدة الاتصال طويلة، فلا تحرج في حالة طول مدة المكالمة في الاعتذار من الطرف الآخر، وأن تطلب أن يرسل ما يريد كتابياً حتى يتسنى لك النظر فيه في وقت آخر تكون فيه أقل انشغالا وأكثر تركيزاً.
9- احرص على وجود دفتر ملاحظات وقلم دائما بجوارك، حتى تقوم بتسجيل أهم المعلومات التي يطرحها الطرف الآخر ، وذلك كي لا تنسى أهم ما يقوله لك الطرف الآخر.
10- في نهاية المكالمة قم بتلخيص أهم النقاط والاتفاقات، حتى تتأكد أن الطرف الآخر قد فهم كلامك جيداً وأنك فهمت كلامه أيضاُ، حتى لا تخرج المكالمة بدون نتيجة واضحة للطرفين.